Jahresendgespräch: Vorbereitung für Mitarbeiter

In vielen Unternehmen stehen die Termine für das Jahresendgespräch bereits fest. Vorgesetzte und Mitarbeiter kommen zusammen, um das vergangene Jahr Revue passieren zu lassen. Dabei geht es um Erfolge und Leistungen. Aber auch um individuelle Probleme und Schwierigkeiten im Unternehmen.

Häufig sorgt das Jahresendgespräch für Frust. Etwa wenn der Termin den eigenen Erwartungen nicht gerecht wird, Dinge unausgesprochen bleiben und die eigenen Karrierewünsche nicht zur Sprache kommen. Mitarbeiter kritisieren laut der Management-Beratung Metaberatung häufig, dass das Jahresendgespräch oft nicht mehr sei als ein simpler Kaffeeklatsch.

Das Jahresendgespräch ist kein Wunschkonzert

Vorgesetzte hingegen bemängeln, dass viele Mitarbeiter den Termin als Wunschkonzert betrachten würden. Eine gezielte Karriereplanung? Fehlanzeige! Laut Dr. Rainer Neubauer von Metaberatung könne ein Persönlichkeitstest im Vorfeld Abhilfe schaffen und dessen Auswertung als Gesprächseinstieg dienen.

Daraus könne man den individuellen Weiterbildungsbedarf ableiten und entsprechend konkrete Maßnahmen ergreifen. Abgeglichen mit den Unternehmensinteressen lassen sich konkrete Zielvereinbarungen definieren. Das funktioniere aber nur mit klar formulierten Erwartungen und konstruktiven Feedback-Gesprächen.

Die Erfahrung habe gezeigt, dass so beide Parteien – Unternehmen und Mitarbeiter – profitieren: Die Belegschaft sei deutlich motivierter, wenn sie in einem transparenten Prozess aktiv an der Aushandlung von Zielvereinbarungen beteiligt wird.

Worum geht es beim Jahresendgespräch?

Ohne Frage: Ein Jahresendgespräch kann unbequem werden und zuweilen für Bauchschmerzen sorgen. Eine gute Vorbereitung hilft dabei, die Aufregung zu verringern und auch bei unerwarteten Wendungen einen kühlen Kopf zu behalten.

• Reflektieren

Der erste Schritt ist, sich die Leistungen des vergangenen Jahres ins Gedächtnis zu rufen und vor allem zu notieren. Im Idealfall hat man dies bereits über den Verlauf des Jahres hinweg bereits getan. Am besten legt man sich eine Liste an, die sowohl die positiven Dinge (z. B. Umsatzziel erreicht oder übererfüllt) enthält als auch die Dinge, die nicht optimal gelaufen sind (z. B. langjährigen Kunden verloren).

Je detaillierter die Liste, desto besser. Denn so kann man sich die eine oder andere Überraschung sparen, wenn die Sprache auf einen Punkt kommt, den man für unwichtig hielt. Entlang hangeln kann man sich an zentralen Fragen, die häufig in Jahresendgesprächen thematisiert werden. In manchen Unternehmen gibt es bereits einige Zeit vor dem Termin eine Liste mit Fragen zur Vorbereitung.

• Feedback

In einem Jahresendgespräch hat nicht nur der Vorgesetzte die Möglichkeit, seine Mitarbeiter zu beurteilen. Auch der Mitarbeiter soll und kann die Gelegenheit für ein Feedback nutzen. Wie steht es um die internen Abläufe, wie gut oder schlecht funktioniert die Zusammenarbeit, wo gibt es noch Verbesserungspotential? Alles das sind Dinge, die man in diesem Gespräch ansprechen kann und soll – und zwar auf Augenhöhe.

• Vorsicht vor Emotionen

Dabei ist es jedoch unerlässlich, ruhig zu bleiben und sich nicht in unbegründeten Anschuldigungen oder Vorwürfen zu verlieren, für die keine klaren und plausiblen Argumente vorliegen. Damit tut man sich selbst keinen Gefallen. Gibt es ein Problem, das einen empfindlich in den Arbeitsabläufen stört, sollte man das aber in jedem Fall ansprechen. Allerdings muss man damit rechnen, dass der Vorgesetzte nachhakt, um die Thematik vollständig zu ergründen. Auf Nachfragen oder Gegenargumente sollte man also vorbereitet sein.

• Was will ich?

Ein Jahresendgespräch ist immer auch die Chance, den Chef auf die eigenen Leistungen aufmerksam zu machen und Dinge einzufordern. Das kann zum Beispiel eine Weiterbildung sein, eine Veränderung der Arbeitszeitregelung oder eine Gehaltserhöhung. Worum es im Einzelnen auch geht, man sollte sich treffende Argumente überlegen und Widerstand einkalkulieren.

Generell hilft es bei der Vorbereitung, wenn man das Jahresendgespräch nicht wie „den Gang zum Zahnarzt“ betrachtet, sondern als Chance begreift, die eigene Position im Unternehmen zu stärken und zu verbessern. Das Gespräch sollte auf Augenhöhe stattfinden, weil letztlich immer beide Seiten profitieren.

Mögliche Fragen im Jahresendgespräch

(natürlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich)

• Wie beurteilen Sie Ihre Leistungen im vergangenen Jahr?
• Was war besonders positiv, was besonders negativ?
• Haben Sie Freude an Ihrer Arbeit in unserem Unternehmen?
• Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit im Team, bzw. zwischen verschiedenen Abteilungen (z. B. Innen- und Außendienst)
• Wie beurteilen Sie das Betriebsklima?
• Haben Sie Ihre Umsatzziele erreicht?
• Fühlen Sie sich eher über- oder unterfordert?
• Welche Ziele haben Sie sich für die kommenden Monate gesteckt?
• Welche Veränderungen (z. B. der Arbeitsprozesse) können dabei helfen, diese Ziele zu erreichen?
• Haben sie Vorschläge, wie die bestehenden Prozesse ganz allgemein optimiert werden können?
• Gibt es Aufgabenbereiche aus anderen Abteilungen, die Sie interessieren?
• Was könnte Sie zusätzlich motivieren?
• Fühlen Sie sich in Ihrer Arbeit ausreichend unterstützt und gefördert?

Bild: decoded conference | flickr.com | CC by 2.0 | Ausschnitt