Dienstreise vorbereiten: Tipps & Checkliste
Veröffentlicht: 24.10.2016 | Update: 25.02.2022 | Lesedauer: 3 Minuten
Trotz der Vielzahl an Möglichkeiten digital zu kommunizieren: Die Dienstreise hat im Vertrieb nach wie vor einen hohen Stellenwert. Für den Aufbau von Netzwerken, die Pflege geschäftlicher Kontakte und Verkaufsabschlüsse ist das persönliche Treffen unschlagbar. Durch die Face-to-face-Kommunikation, einen Händedruck oder auch ein zwangloses Beisammensein nach dem Termin entsteht Vertrauen. Das wird ein Online-Chat nicht einfach so ersetzen. Doch bevor es zum Kundenbesuch geht, will ein Auswärtstermin gut organisiert sein. Wir haben ein paar Tipps zur optimalen Vorbereitung auf die Dienstreise und eine Checkliste für die wichtigsten Dinge zusammengestellt.
Inhalt
» Dienstreise vorbereiten
» Abwesenheit planen
» Hotel und Reise buchen
» Checkliste Geschäftsreise organisieren
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Gestrichene Flüge, verspätete Züge, Gepäckunfälle jeglicher Art oder Probleme am Zoll – unterwegs kann einiges schiefgehen. Doch manche Business Reisen scheitern nicht aufgrund höherer Mächte, sondern wegen banaler Vergesslichkeit oder mangelnder Planung. Man bleibt beim Zoll stecken, weil man gewisse Einfuhrbestimmungen nicht kannte? Man merkt einen Tag vor Reiseantritt, dass der Pass abgelaufen ist? Die Präsentationsmappe liegt zuhause auf dem Schreibtisch? Der Smartphone-Akku ist leer und das Ladekabel passt nicht in die Hotel-Steckdose? So etwas ist ärgerlich, aber vermeidbar, wenn man sich auf die Dienstreise gut vorbereitet.
Grundlegendes zur Vorbereitung der Dienstreise
Je länger die Dienstreise dauert und vor allem dann, falls das Reiseziel im (nicht EU-) Ausland liegt, ist eine frühzeitige Planung ratsam. Wie sind die Einreisebestimmungen? Welche Reisedokumente werden benötigt? Braucht man neben dem Reisepass vielleicht ein Visum? Das sollte möglichst weit im Vorfeld abgeklärt werden, denn die Antragsbearbeitung dauert meistens etwas. Darüber hinaus sind gegebenfalls ein Auslandskrankenschein sowie bestimmte Impfungen – nicht nur wegen Corona – erforderlich bzw. sinnvoll.
Möglichweise beeinträchtigen politische Unruhen im Zielland oder andere Umstände die geplante Dienstreise? Aktuelle Reisewarnungen gibt es beim Auswärtigen Amt. Und es kann immer mal passieren, dass etwas dazwischen kommt und die Business Reise ins Wasser fällt. Deshalb ist eine Reiserücktrittsversicherung keine schlechte Idee.
Vor der Dienstreise Abwesenheit im Büro regeln
Gerade wenn man mehrere Tage unterwegs ist, muss die eigene Abwesenheit im Büro gut organisiert sein. Dazu gehört eine Vertretungsregelung. Wer fungiert als Ansprechpartner für die Kunden? Schließlich kann man unterwegs und während eines auswärtigen Meetings nicht ohne weiteres Anrufe oder Mails beantworten. Derjenige, der die Vertretung übernimmt, sollte ein Briefing zu besonders wichtigen Kunden oder Projekten bekommen. In manchen Fällen kann zudem eine E-Mail-Weiterleitung, eine Abwesenheitsnotiz oder eine Telefonumleitung notwendig sein.
salesjob Ratgeber ➥ Abwesenheitsnotiz erstellen (mit Formulierungsbeispielen)
Hotel buchen und Anreise planen
Bei der Wahl des Hotels sollte man Faktoren wie die Nähe zum Kunden, zum Bahnhof oder Flughafen, vorhandene (kostengünstige) Parkmöglichkeiten sowie die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel im Blick haben. Wer früh bucht, bekommt oft günstigere Konditionen und vermeidet Nächte auf der Parkbank. Denn Hotelzimmer sind nicht immer ausreichend verfügbar – besonders zu Messezeiten oder bei parallelen Großveranstaltungen. Fährt man nicht mit dem eigenen Dienstwagen, müssen ein Mietwagen und / oder Flug bzw. Bahnfahrt ebenfalls rechtzeitig gebucht werden.
Auf jeden Fall sollte man die Dienstreise mit einem ausreichenden Zeitpuffer planen. Vor Stau oder Verspätungen ist niemand gefeit. Außerdem empfiehlt es sich, bei Bahn- oder Flugreisen eventuelle Umsteigezeiten nicht zu knapp zu bemessen. Verzögerungen – beispielsweise beim Sicherheitscheck – treten häufig auf und die Anschlussverbindung ist dann schnell verpasst. Bevor man die Geschäftsreise antritt, sollte auch der Posten Reisekosten geklärt sein bzw. eine Spensenregelung getroffen werden. Das steckt das Budget ab und vermeidet böse Überraschungen bei der Rückkehr.
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Dienstreise Checkliste:
Vorab-Check
✓ Visum beantragt?
✓ Reisepass gültig?
✓ Nötige Impfungen vorhanden?
✓ Versicherungen abgeschlossen?
✓ Reise und Hotel gebucht?
✓ Vertretung geregelt?
✓ Spesen geklärt?
Was muss mit?
✓ Ausweis / Reisepass / Visum / Führerschein
✓ Bahncard / Bonuskarten
✓ Krankenversichertenkarte / Auslandskrankenschein
✓ Reise- und Buchungsunterlagen
✓ Kreditkarte / EC- oder Debitkarte / Bargeld
✓ Unterlagen für den Kundentermin
✓ ausreichende und angemessene Kleidung
✓ Samrtphone / Laptop / Tablet
✓ Ladekabel / Adapter
✓ Kleine Reiseapotheke
Sicherlich kann man sich nicht auf jede nur denkbare Situation vorbereiten. Aber wer bei der Planung seiner Dienstreise Umsicht walten lässt und ausreichend Zeit in die Organisation investiert, ist viel entspannter und kann sich voll und ganz auf seinen Kundenbesuch konzentrieren.
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Andreas Dickhoff
Autor/Editor
Zwischen salesjob und Andreas Dickhoff besteht schon sehr lange eine intensive Verbindung. Andreas ist 2007 als Sales Manager eingestiegen, hat noch im selben Jahr (und bis heute) die Leitung des Vertriebs übernommen und füllt seit 2015 auch die Rolle des Geschäftsführers. In dieser hybriden Funktion hat er sowohl das Ohr am Kunden, als auch die Zahlen sowie die Weiterentwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen fest im Blick.
Beitragsbild: Adobe Stock; olly
