Urlaubsplanung – wie man Stress am Arbeitsplatz vermeidet
Kaum hat das neue Jahr begonnen, fordern die meisten Vorgesetzten die Urlaubsplanung ihrer Mitarbeiter ein. Schließlich möchte man rechtzeitig Bescheid wissen, wann es in den Büros und Produktionshallen leer wird, wann Personalengpässe drohen oder wann die gesamte Mannschaft an Bord ist.
Als Mitarbeiter wiederum will man seinen Urlaub rechtzeitig planen und Gewissheit haben, dass dieser wie zugesagt stattfindet. Doch wenn mehrere Mitarbeiter aus einer Abteilung zeitgleich in Urlaub gehen wollen, sind Konflikte vorprogrammiert. Was also kann man tun, damit bei der Planung für die schönsten Wochen des Jahres kein Streit entbrennt?
Diese Grundlagen der Urlaubsplanung sollte jeder kennen
Der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters ist im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag geregelt. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, wie viel Urlaub ihm zusteht. Als Vorgesetzter sollte man der Belegschaft unbedingt frühzeitig bekanntgeben, welche Einschränkung bei der Urlaubsplanung gelten.
- Gibt es bestimmte Wochen mit hoher Auslastung, in denen eine Urlaubssperre besteht?
- Ist eine Notbesetzung über die Feiertage erforderlich?
- Sorgt die Endphase eines Projekts dafür, dass die Mannschaft komplett an Bord sein muss?
- Gilt eine ständige Notbesetzung nur für Mitarbeiter mit bestimmten Kompetenzen?
- Wie sieht die Vertreterregelung aus?
- Was sagt die Stellenbeschreibung über Vertretungen aus?
Natürlich sieht das deutsche Arbeitsrecht Urlaubstage in einer gewissen Menge vor, die Anzahl der Tage hängt unter anderem von der Branche und vom Tarifvertrag, manchmal aber auch von der Seniorität ab. Diese Grundlagen muss ein Mitarbeiter kennen, damit er sich frühzeitig darauf einstimmen kann und seine Urlaubsplanung darauf ausrichten kann.
Verständnis schaffen durch Transparenz
Im besten Fall veröffentlicht der Vorgesetzte schon sehr früh einen Urlaubsplaner für Mitarbeiter. Hier tragen sich alle Mitarbeiter ein, so dass sich Überschneidungen deutlich sichtbar abzeichnen. Am besten bittet der Vorgesetzte sein Team um die Abgabe der Urlaubswünsche bis zu einem bestimmten Datum.
In den Urlaubsplaner gibt dann jedes Teammitglied seine Urlaubstage nach dem Arbeitsvertrag ein. Damit wird für alle Beteiligten ein Höchstmaß an Transparenz geschaffen und jeder kann sehen, wann es besonders eng wird und wann noch Lücken in der Urlaubsplanung sind. In einen solchen Planer kann man sehr gut auch Phasen eintragen, in denen eine Urlaubssperre verhängt wird und in denen folglich kein Urlaub gewährt werden kann. Dann kann jeder Mitarbeiter seine Planung genau darauf abstimmen.
Diese Regeln gelten bei Konflikten
Wenn bei der Urlaubsplanung deutlich wird, dass es Überschneidungen zwischen einzelnen Mitarbeitern gibt, die der Vorgesetzte nicht akzeptieren kann, sind Lösungen gefordert. Zunächst haben die Eltern von schulpflichtigen Kindern Vorrang, wenn es darum geht, nach dem Arbeitsrecht Urlaubstage zu verplanen. Sie dürfen also bevorzugt in den Ferien Urlaub nehmen. Auch Mitarbeiter mit berufstätigen Partnern können ihre Auszeit gemäß Arbeitsvertrag in dieser Zeit nehmen. Damit besteht tendenziell die Gefahr, dass die Ferienzeiten schon recht gut gebucht sind.
Viele Mitarbeiter ohne Kinder sind vielleicht gar nicht daran interessiert, in den teuren Schulferien in Urlaub zu gehen. Dennoch kann es hier zu Streitigkeiten kommen, wenn sie genau dann frei nehmen wollen, wenn andere Kollegen auf die Ferienzeit angewiesen sind. In dieser Phase hilft es, die Lösung des Problems durch ein offenes Gespräch zu suchen. Vor allem sollte man die Gründe der Mitarbeiter hören, die immer zu einer bestimmten Zeit in Urlaub gehen wollen.
Gibt es eindeutige Ursachen wie schulpflichtige Kinder, müssen sich die Kollegen im Zweifel danach richten. Es hilft aber auch, nach möglichen Alternativen zu suchen und diese konkret aufzuzeigen. Vielleicht kann auch der eine oder andere Kollege mit gutem Beispiel vorangehen und sich kompromissbereit zeigen, so dass andere Kollegen nachziehen und sich bei ihrer Urlaubsplanung etwas flexibler zeigen.
Diese Rechte hat der Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung
Wissen muss man, dass der Arbeitgeber ein Recht darauf hat, dem Mitarbeiter einen Urlaubswunsch abzuschlagen, sofern er dringende betriebliche Gründe dafür anführt. Natürlich sollte unbedingt eine einvernehmliche Regelung gefunden werden, doch im Zweifel hat der Arbeitgeber eindeutig ein Vetorecht. Wenn der Mitarbeiter sich dann doch selbst beurlaubt, kann das eine Kündigung nach sich ziehen.
Sollte der Vorgesetzte einem Mitarbeiter den bereits gebuchten Urlaub nach genehmigter Urlaubsplanung verweigern, weil dringende betriebliche Belange dagegenstehen, muss er unter Umständen die Stornokosten bezahlen. Der Mitarbeiter kann dann zwar nicht in Urlaub gehen, doch es dürfen ihm für einen abgesagten Urlaub auch keine Kosten entstehen. Natürlich sollten diese Mittel immer der letzte Ausweg sein.
Letztlich sollte jeder so kompromissbereit sein, dass sich Konflikte im konstruktiven Gespräch lösen lassen. Dabei kann ein Mediator helfen. Dieser unabhängige Vermittler sucht mit allen Beteiligten eine tragfähige Lösung. Eine gute Basis für ein Vermittlungsgespräch ist der Urlaubsplaner, aus dem sehr gut sichtbar hervorgeht, welcher Kollege wann in Urlaub geht. Anhand der Liste kann ein Vermittler dann Lösungen aufzeigen und im Gespräch mit dem Vorgesetzten und allen Teammitgliedern versuchen, eine tragfähige Urlaubsplanung zu entwickeln, die für alle passt und die die Vorfreude auf die schönsten Wochen des Jahres noch steigen lässt.
➥ Unser Tipp zur Urlaubsvorbereitung: Abwesenheitsnotiz erstellen
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