Die besten Tipps für ein effektives Online-Meeting

Online-Meetings spielen spätestens seit Beginn der Corona-Krise für viele Unternehmen eine große Rolle in der täglichen Zusammenarbeit. Wenn Teams nicht mehr im gleichen Büro sitzen, Mitarbeiter Homeoffice machen oder Angestellte von überall auf der Welt arbeiten, bieten virtuelle Treffen eine effiziente Möglichkeit sich trotzdem zu sehen und gemeinsam zu organisieren. Für einige Unternehmen ist diese Art der Kommunikation allerdings neues Terrain und so werden hier noch einige Fehler gemacht, die Zeit und Nerven kosten. Dieser Artikel bietet einige Tipps und Tricks für ein effektives Online-Meeting. Ein kurzer Überblick vorab:

Vorbereitung ist die halbe Miete

Um ein Online-Meeting möglichst unterbrechungsfrei durchführen zu können, müssen zunächst alle Teilnehmer entsprechend ausgestattet sein. Neben der benötigten Hardware – also eine (integrierte) Webcam und ein Headset oder Mikrofon – braucht es vor allem auch eine stabile Internetverbindung. Andernfalls kann die virtuelle Zusammenkunft nicht ruckelfrei und flüssig durchgeführt werden. Ein eingefrorener Bildschirm lässt den Vorgesetzten hier und da vielleicht lustig aussehen, stört die Konzentration aber ungemein und sorgt nach mehrmaliger Wiederholung nur für Frust. Es bietet sich an, in einem Versuch vor dem eigentlichen Meeting mit ein paar Kollegen zu testen, wie Ton und Darstellung sind.

Die Wahl des Tools für das Online-Meeting

Es gibt mittlerweile zahlreiche Tools, welche virtuelle Meetings möglich machen. Viele bieten neben Ton- und Videoübertragung auch Funktionen wie Bildschirm-Sharing, gemeinsame Whiteboards, Umfragetools oder auch das Teilen von Dateien an. Oftmals muss man je Tool eine Anwendung runterladen und installieren, um an einem Meeting teilnehmen zu können. Aber auch browserbasierte Anbieter findet man ausreichend. Kleine Teams haben oft das Glück, dass sie mit kostenlosen Tools problemlos arbeiten können, wenn sie keine hohen Ansprüche haben. Große Teams müssen hingegen für solche Tools zahlen, da eine hohe Teilnehmerzahl oft das ausschlaggebende Kriterium für die kostenpflichtige Variante ist.

Wir haben im folgenden drei Anbieter rausgesucht, die kostenlos sind und die Möglichkeit bieten, den Teilnehmern eine Präsentation zu zeigen:

• Zoom: Der Videochat Zoom bietet die Möglichkeit, Online-Meetings zwischen zwei und mehr Teilnehmern zu organisieren. In der kostenlosen Variante sind bis zu 100 Teilnehmer möglich. Die Dauer eines Meetings ist hier ab drei Teilnehmern allerdings auf 40 Minuten beschränkt. Um Zoom verwenden zu können, muss man die Anwendung runterladen. Die Ende-zu-Ende Verschlüsselung verschafft zudem Sicherheit.
• Whereby (nutzen wir selbst u. a.): Diese Anwendung zeichnet sich durch anwenderfreundliche Nutzung aus, da kein Download erforderlich ist und man sich einzig mit seinem Namen anmelden muss. Der Veranstalter kann einen persönlichen, abschließbaren Raum anlegen und bis zu vier Teilnehmer einladen. Bis dato ist das Tool nur auf englisch verfügbar.
• Google Hangouts: Dieses Tool eignet sich für Online-Meetings mit bis zu zehn Personen. Die Kommunikation findet im Browser statt. Die Live-Übertragung des Bildschirminhalts ermöglicht die Darstellung von Präsentationen. Zudem gibt es die Möglichkeit der Integration der hauseigenen Dienste, wie Google Drive oder Youtube.

Regeln für ein Online-Meeting

Wie bei Präsenz-Meetings auch, ist eine gute Planung für ein erfolgreiches Online-Meeting unabdingbar. Anders als in der Realität, sind die Teilnehmer bei virtuellen Besprechungen oft nicht wirklich „da“, auch wenn sie vor der Kamera sitzen und anwesend sind. Sie lassen sich mitunter schnell ablenken von aufploppenden E-Mails, Social Media Benachrichtigungen, arbeiten gar an anderen Aufgaben weiter oder schweifen einfach mit dem Blick ab. Für ein effektives und für jedermann angenehmes Online-Meeting muss es daher Regeln geben. Das heißt konkret:

1. Die geplante Dauer angeben.

Selbsterklärend.

2. Inhalte des Meetings klarstellen.

Der Initiator des Meetings sollte im Vorhinein allen Teilnehmern eine Agenda zur Verfügung stellen. Somit weiß jeder, worauf er/sie sich vorbereiten muss und welchen Beitrag man zum Meeting leisten kann. Sollte kein Input der Kollegen vorab nötig sein, sollte man trotzdem zumindest zu Beginn des Meetings kurz durchgehen, was im Folgenden besprochen wird.

3. Einen geeigneten Moderator festlegen.

Meeting ist nicht gleich Meeting. Nur weil man im realen Leben gut eine Besprechung leiten und erfolgreich präsentieren kann, gilt das nicht automatisch auch für die Online-Variante. Hier gilt es neue Herausforderungen zu meistern. Zum Beispiel müssen die Teilnehmer aktiv in das Meeting eingebunden werden, damit sie nicht die Konzentration verlieren. Dies geht mithilfe von Abstimmungen oder dem aktiven Ansprechen einzelner Teilnehmer. Wenn jeder seinen Part einbringen kann, fühlt man sich eingebunden und motiviert. Darüber hinaus sollte folgendes bedacht werden: Bei Online-Meetings hat man die Angewohnheit, es „schnell hinter sich bringen“ zu wollen. Man beschränkt sich automatisch darauf, die arbeitsrelevanten Themen nacheinander abzuarbeiten. Das führt dazu, dass Späße und Smalltalk, die sich in Präsenz-Meetings oft ergeben, ausbleiben und sich Online-Meetings somit negativ auf die Stimmung der Mitarbeiter auswirken können. Es sollte also immer auch Zeit für ein paar inspirierende Worte, Anekdoten und kollegialen, humorvollen Austausch gefunden werden.

4. Eine visuell unterstützende Präsentation anbieten.

Es gibt kaum langweiligere Szenarien, als bei einem langen Monolog des Kollegen nur dessen Gesicht oder (noch schlimmer) einen schwarzen Bildschirm mit seinem Namen zu sehen. Statistiken, Konzepte, Grafiken und sonst auch alles, was in einer klassischen Präsentation zur Untermalung des Gesagten dient, sind wichtiger denn je, um die Kollegen bei der Stange zu halten.

5. Sichtbarkeit aller Teilnehmer sicherstellen.

Um ein „Wir-Gefühl“ zu fördern und auch sonst etwas Leben in eine Web-Konferenz zu bringen, sind die Videoübertragungen der Teilnehmer sehr zu empfehlen. Natürlich geht es auch ohne. Die Präsenz der anderen und auch das Wissen, dass man selbst gesehen wird, spornen einen jedoch zusätzlich an.

6. Nachbereitung des Meetings nicht vergessen.

Wie auch bei einem Präsenzmeeting: Entscheidungen, To Dos und Deadlines, die während des Meetings besprochen wurden, sollten unbedingt nochmal von jemandem (muss nicht der Moderator sein) schriftlich festgehalten und für alle zur Verfügung gestellt werden. Andernfalls gehen wichtige Erkenntnisse und Ergebnisse sonst verloren.

Zusammengefasst: So gelingt das Online-Meeting

Letztendlich gelten viele Tipps, die auch in einer „normalen“ Besprechung Anwendung finden sollten, ebenso für ein gelungenes Online-Meeting. Eine gut getaktete Agenda, das sinnvolle Einbinden der Teilnehmer sowie eine Nachbereitung des Treffens für alle, zählen zu den wichtigsten Punkten, die es zu beachten gilt. Und bitte dran denken – Übung macht den Meister! Auch wenn die ersten Meetings etwas holprig laufen, bekommt mit jedem neuen ein Gefühl dafür und „groovt“ sich ein.

Beitragsbild: Adobe Stock // Rido