Privatnutzung des Dienstwagens – Steuern & Recht
Veröffentlicht am 24.10.2016 |Letztes Update vom 02.05.2022 | Lesedauer: 6 Minuten
Wenn der Arbeitgeber ein Auto spendiert, ist das für viele erst einmal eine willkommene Zusatzleistung. Besonders der Firmenwagen im Vertrieb, und hier vor allem im Außendienst, erfreut sich nach wie vor großer Beliebtheit. Damit kann man nicht nur beim Kunden Eindruck machen. Darüber hinaus ist oft die Privatnutzung des Dienstwagens möglich. Dass das Firmenfahrzeug dann einen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer darstellt und das Finanzamt hier die Hand aufhält, ist allgemein bekannt. Aber nicht nur das kann die Freude am fahrbaren Untersatz deutlich trüben. Mit der Privatnutzung des Dienstwagens sind weitere Tücken verbunden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind gut beraten, alles rund um den Dienstwagen im Arbeitsvertrag peinlich genau zu regeln.
Privatnutzung des Dienstwagens
➠ Steuerliche Regelungen
➠ Vorzeitige Rückgabe
➠ Widerrufsklausel im Arbeitsvertrag
➠ Schadenersatzansprüche
➠ Fazit & Schnell-Check
Gerade wer im Vertrieb als Außendienstler arbeitet, muss natürlich mobil sein. Das Auto ist meist das Fortbewegungsmittel der Wahl. Denn es macht unabhängig von den Fahrplänen bei Bus und Bahn. Was passiert aber, wenn man sich trotz Erlaubnis dazu entschließt, das Firmenfahrzeug gar nicht privat zu fahren? Die nahe liegende Schlussfolgerung, dass dann keine Steuern anfallen dürften, ist leider falsch.
Steuerliche Tücken bei der Privatnutzung des Dienstwagens
Der Bundesfinanzhof hat nämlich schon vor Jahren entschieden, dass sich allein aus dem Recht zur Privatnutzung des Dienstwagens grundsätzlich eine Steuerpflicht ergibt (u.a. BFH Urteil vom 06.02.2014 – VI R 39/13). Wer also ein Dienstauto wirklich nur beruflich nutzen will, muss besonders aufpassen. Anderenfalls zahlt man für einen Vorteil, den man gar nicht hat. Die einzige Möglichkeit ist, die Privatnutzung des Dienstwagens im Arbeitsvertrag ausdrücklich auszuschließen. Daneben sollte man unbedingt ein Fahrtenbuch führen, aus dem sich zweifelsfrei nur Dienstfahrten ergeben.
➽ Wie berechnet sich der geldwerte Vorteil bei der Privatnutzung des Dienstwagens?
Selbst wenn man die Möglichkeit zur privaten Nutzung gerne mitnimmt, ist Vorsicht geboten. Denn der zu versteuernde geldwerte Vorteil ergibt sich aus dem Listenpreis für einen Neuwagen. Mit anderen Worten, je hochpreisiger der Dienstwagen, desto höher der geldwerte Vorteil. Das Finanzamt geht bei der Berechnung von 1 % des Listenneupreises pro Monat aus. Wenn beispielsweise der Neuwert 50.000 Euro beträgt, sind das aufs Jahr gerechnet 6.000 Euro, die extra versteuert werden müssen. Wer jetzt denkt, ein gebrauchter Dienstwagen tut’s ja auch, liegt leider ebenfalls daneben. Auch hier legt das Finanzamt den Listenneupreis zugrunde, sofern kein Fahrtenbuch geführt wird (BFH Urteil vom 13.12.2012 – VI R 51/11).
➽ Pauschalversteuerung oder Fahrtenbuch?
Außerdem kommt es darauf an, in welchem Umfang man den Dienstwagen privat nutzen möchte. Die 1 % Pauschalversteuerung bietet sich an, wenn der Anteil der privaten Fahrten überwiegt. Fällt die Privatnutzung des Dienstwagens geringer aus, empfiehlt sich ein Fahrtenbuch. Hier zählt dann nur, wie oft der Dienstwagen tatsächlich privat gefahren wurde. Das kann zwar Kosten sparen, ist aber mit einem höheren Aufwand verbunden. Es müssen nämlich sämtliche Fahrten mit Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft erfasst werden. Und zwar zeitnah. Für dienstliche Fahrten sind zusätzlich Angaben zu Reiseziel, Reisezweck, Reiseroute und Geschäftspartner erforderlich. Zudem muss das Fahrtenbuch manipulationssicher sein. Das heißt, spätere Änderungen dürfen nicht möglich sein.
➽ Sonderregelung für E-Autos und Hybriden
Steuertechnisch kann es sich lohnen, auf ein Fahrzeug mit alternativem Antrieb zu setzen. Denn dann gelten – zunächst bis zum Jahr 2030 – verminderte Steuersätze für die Privatnutzung des Dienstwagens. Für reine E-Autos ohne CO₂-Emissionen mit Erstzulassung ab 01.01.2019 beträgt die Bemessungsgrundlage 0.25 %, sofern der Neuwagen nicht teurer als 60.000 Euro ist (bei höherem Listenneupreis sind es 0.5 %).
Die Bemessungsgrundlage für Hybridfahrzeuge liegt bei 0.5 %. Aber nur, wenn:
• der CO₂-Ausstoß maximal 50 Gramm pro Kilometer beträgt oder
• der fahrbare Untersatz mindestens 60 Kilometer im reinen Batteriebetrieb schafft (geplant ab 01.08.2023: 80 Kilometer).
Diese verschärfte Reichweiten-Regelung greift für hybride Dienstwagen, die nach dem 31.12.2021 angeschafft wurden.
Ist das Verlangen auf vorzeitige Rückgabe des Dienstwagens rechtens?
Aber nicht nur steuerliche Aspekte spielen bei der Privatnutzung des Dienstwagens eine Rolle. Um den Dienstwagen entbrennen regelmäßig Streitigkeiten, die nicht selten vor dem Arbeitsgericht enden. Die Zuständigkeit der Arbeitsgerichte ist gegeben, weil der Dienstwagen Bestandteil des Arbeitsvertrags und der vereinbarten Vergütung ist. Probleme treten vor allem dann auf, wenn der Arbeitgeber die vorzeitige Rückgabe des Dienstwagens verlangt. Ist die Privatnutzung vereinbart, hat der Arbeitnehmer normalerweise Anspruch darauf, bis das Arbeitsverhältnis endet. Aber es kann Situationen geben, in denen eine private Nutzung nicht mehr angebracht scheint. Beispielsweise, wenn ein Mitarbeiter versetzt wird oder erkrankt ist.
Trotzdem darf der Arbeitgeber nicht einfach auf die vorzeitige Rückgabe des Dienstwagens drängen, so das Landesarbeitsgericht Berlin (Urteil vom 19.02.2007 – 10 Sa 2171/06). Seinerzeit wurde ein Mitarbeiter vom Außen- in den Innendienst versetzt. Das Unternehmen forderte sodann die Herausgabe des dienstlichen PKW. Demgegenüber war der Mitarbeiter der Ansicht, dass der Dienstwagen ihm nicht nur für die Außendiensttätigkeit überlassen worden sei. Er blieb auch bei seiner Auffassung, als er später erkrankte und sein Anspruch auf Entgeltfortzahlung endete. Das Gericht gab ihm insoweit Recht. Denn die Privatnutzung des Dienstwagens war laut Vertrag für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses vereinbart. Aber weder die Versetzung noch die Erkrankung haben das Arbeitsverhältnis beendet.*
Vorzeitige Rückgabe des Dienstwagens nur mit Widerrufsklausel
Wenn der Arbeitgeber die vorzeitige Rückgabe des Dienstwagens verlangen will, muss das gesondert im Arbeitsvertrag geregelt sein. Jedoch gilt auch hier: Bei der Formulierung der Klausel ist Vorsicht geboten! Standard-Klauseln, die ein jederzeitiges Widerrufsrecht beinhalten, sind meist unwirksam (BAG Urteil vom 19.12.2006 – 9 AZR 294/06). Für den Arbeitnehmer muss aus dem Vertrag klar erkennbar sein, aus welchen Sachgründen er den Dienstwagen vorzeitig zurück geben muss (z.B. wirtschaftliche Schwierigkeiten, Verhaltensgründe, Freistellung, Kündigung).
Besonders wenn die Kündigung ausgesprochen ist, verhärten sich die Fronten schnell einmal. Manch rigoroser Arbeitgeber mag dann auf seine Widerrufsklausel pochen und sofort die Herausgabe des Dienstwagens verlangen. Aber auch das geht nicht immer so einfach. Das Herausgabeverlangen muss nämlich billigem Ermessen entsprechen. Das heißt, die Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind im Einzelfall gegeneinander abzuwägen.
Schadenersatz für die entgangene Privatnutzung des Dienstwagens
Ist der Arbeitgeber hier zu vorschnell, macht er sich unter Umständen schadenersatzpflichtig. In einem weiteren Fall beim Bundesarbeitsgericht ging es genau darum (Urteil vom 21.03.2012 – 5 AZR 651/10). Eine Vertriebsdisponentin hatte gekündigt und war von ihrem Arbeitgeber freigestellt worden. Darauf forderte der Arbeitgeber ihren Dienstwagen sogleich zurück. Dabei stützte er sich auf eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag. Zwar kam die Arbeitnehmerin dem Verlangen nach, klagte aber auf Schadenersatz für die entgangene Privatnutzung des Dienstwagens.
Auch sie bekam Recht. Denn der Arbeitgeber habe bei der Ausübung seiner Rechte nicht billigem Ermessen entsprochen. Der Dienstwagen ist der einzige Wagen der Arbeitnehmerin gewesen. Obwohl sie den Dienstwagen seit dem 9. des Monats nicht mehr zur Verfügung hatte, musste sie die private Nutzung für den gesamten Monat versteuern. Deshalb überwiege das Interesse der Arbeitnehmerin, den versteuerten Vorteil auch nutzen zu können, das Interesse des Arbeitgebers.
* P.S. Wer das Berliner Urteil jetzt tatsächlich gelesen hat, wundert sich vielleicht. Denn der Mitarbeiter musste den Dienstwagen letztendlich doch zurück geben. Das lag aber daran, dass der Arbeitgeber im Laufe des Prozesses den Leasingvertrag gekündigt hatte. Und das ist wiederum ein ganz anderes Feld.
Bild links: Free-Photos | pixabay.com
Fazit & Schnell-Check
Damit der Dienstwagen weder zur Steuerfalle noch zum Zankapfel wird, sollten alle Beteiligten die Bedingungen für die Privatnutzung im Vorfeld genau abklären:
- Ist die Privatnutzung des Dienstwagens nicht erwünscht, unbedingt vertraglich festhalten
- Auch die Einschränkung der privaten Nutzung (z.B. Auslandsfahrten) gehört in den Vertrag
- Widerrufsklauseln klar formulieren und an Sachgründe knüpfen
- Kosten und Nutzen abwägen (je teurer der Wagen, desto höher der zu versteuernde Vorteil für den Arbeitnehmer)
- Kostenbeteiligung klären (In der Regel trägt der Arbeitgeber die laufenden Kosten, Arbeitnehmer können sich aber beteiligen und so den geldwerten Vorteil und damit die Steuerlast minimieren.)
- 1 % Pauschalversteuerung oder Fahrtenbuch wählen (letzteres lohnt sich bei geringem Privatnutzungsanteil oder bei einem Gebrauchtwagen)
Hinweis: Dieser Artikel bietet lediglich einen Überblick über die Privatnutzung des Dienstwagens. Er erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt keinesfalls eine individuelle rechtliche Beratung. Diese kann nur ein Rechtsanwalt oder Steuerberater gewährleisten.
Beitragsbild: Nate Steiner | flickr.com | CC by 2.0 | Ausschnitt
