Bewerbungsunterlagen fehlerfrei gestalten

Wir alle wissen wie wichtig es ist, gute und fehlerfreie Bewerbungsunterlagen zu präsentieren, damit die nicht das erste K.O.-Kriterium im Bewerbungsprozess darstellen. Doch wie so oft steckt der Teufel im Detail. Daher unsere Fragen an den Bewerbungscoach: Gibt es denn bestimmte Richtlinien, die man beim Gestalten von Anschreiben und Lebenslauf beachten muss? Sollten bei einer digitalen Übersendung eher alle Dokumente zu einer Datei zusammengefasst oder einzeln angefügt werden? Verweise ich im E-Mailtext auf die Bewerbungsunterlagen oder sollte dort schon das Anschreiben formuliert sein? Wie groß dürfen die beigefügten Dateien sein?

Fangen wir mit dem Äußeren der Bewerbungsunterlagen an:

Ich habe in einem meiner letzten Beiträge von „guten“ und „fehlerfreien“ Bewerbungsunterlagen geschrieben. „Gut“ bezog sich auf ihre inhaltliche Gestaltung – darum soll es heute nicht gehen. Heute steht „fehlerfrei“ im Mittelpunkt. Optimieren Sie an der richtigen Stelle und mit angemessenem Aufwand. Denn das Auge isst bekanntlich mit. Gestalten Sie also Ihre Bewerbung optisch ansprechend. Dennoch ist der Inhalt von Lebenslauf und Anschreiben entscheidend, nicht das schöne Äußere!

Wählen Sie ein Layout, das zum angestrebten Berufsziel passt. Spielereien aller Art passen eigentlich nie! Halten Sie die Gestaltung durch Ihre ganze Bewerbung einheitlich durch. Wählen Sie die gleiche Schriftart für alle selbst erstellten Dokumente. Geben Sie Daten in der gleichen Art an (also entweder April 2004 – Juni 2009 oder 04.2004 – 06.2009 oder 04/04 – 06/09) und mischen Sie nicht die Darstellungsweise. Das gilt für alle anderen wiederkehrenden Elemente der Gestaltung ebenfalls. Vermeiden Sie leere Flächen. Sie verschenken einmal Platz, den Sie für die Darstellung Ihrer Erfahrungen gut brauchen können. Zum anderen „kippen“ Seiten optisch leicht weg und sind damit schwer lesbar.

Schusselige Fehler aller Art

Es gibt nichts, was es nicht gibt: Falsche Namen der Ansprechpartner, Unterlagen für Unternehmen A an Unternehmen B geschickt, andere Unternehmen, bei denen man sich auch beworben hat, auf CC gesetzt. Kein möglicher Fehler wurde jemals von Bewerbern ausgelassen und alle aufzuzählen erscheint unmöglich.

Eine Faustregel, wie man solche Schusseligkeiten verhindern könnte, gibt es nicht, außer vielleicht: Misstrauen Sie der Tastenkombination „copy paste“! Sie ist die Quelle der peinlichsten Fehler. Und arbeiten Sie außerdem eine Bewerbung nach der anderen ab. Am besten mit einer Checkliste neben sich auf den Schreibtisch, in der Sie Häkchen auf Häkchen setzen für alles, was Sie erledigt haben. Wenn Sie dann noch jemanden haben, der im Vier-Augen-Prinzip einen letzten Blick auf die Bewerbungsunterlagen wirft, bevor diese auf die Reise gehen, dann dürften die schlimmsten Katastrophen vermeidbar sein.

Ein besonderes Thema ist da noch die Rechtschreibung. Natürlich ist da nicht jeder fit. Aber wer weiß, dass er auf diesem Gebiet Schwierigkeiten hat, der sollte die Rechtschreibprüfung nutzen, der sollte auch seine Unterlagen querlesen lassen. In vielen Jobs ist ein korrektes Schriftdeutsch einfach noch eine wichtige Voraussetzung. Und das so viele Leute das das, das mit ss geschrieben wird, einen Nebensatz einleitet und nicht durch „dieses“ oder „welches“ ersetzt werden kann, gar nicht zu kennen scheinen, das ist für so manchen Empfänger einer Bewerbung schon irritierend! (Suche und finde den Fehler im vorstehenden Satz!)

Mailadressen

Zu allererst: Nehmen Sie Ihre eigene und nützen Sie nicht Ihre geschäftliche. Selbst, wenn Ihr Arbeitgeber die private Nutzung des Firmenaccounts gestattet, macht es einfach keinen guten Eindruck. Wählen Sie eine Mailadresse wie vorname.name@abc.com. Verzichten Sie auf alle privaten Zusätze. Ebenso wie auf originelle Scherze wie baerchen123@xxx.com oder tollerhecht1987@yyy.com. Sagen Sie nicht, dass doch niemand solche Mailadressen im Rahmen von Bewerbungsverfahren verwendet. Wenn dem so wäre, dann bräuchte es hier nicht zu stehen.

Nutzen Sie für die Kommunikation mit einem Unternehmen immer nur eine einzige Adresse. Schreiben Sie einen aussagefähigen Betreff in Ihre Mail. Am besten die Bezugsdaten zur ausgeschriebenen Stelle. Beispielsweise: „Ihre Ausschreibung bei salesjob.de Ingenieur/in, Wirtschaftsingenieur/in, Kennziffer: 12345/9“.

Bewerbungsunterlagen per Post oder per Mail versenden?

Ob man eine klassische Bewerbungsmappe verschickt oder sich per Mail bewirbt, entscheidet sich danach, welche Form das ausschreibende Unternehmen gerne möchte. Schicken Sie Ihre Bewerbung so ab, wie Sie sie gerne bekommen würden: Korrekt, vollständig und übersichtlich. Was das ausschreibende Unternehmen will, steht in der Regel in der Anzeige. Vollständige Unterlagen bedeuten auch heute noch, dass man als erstes Zeugnis das vom höchsten (Schul)abschluss beilegt. Arbeitszeugnisse gehören vollständig dazu, keine durch den Bewerber vorgenommene Auswahl.

Mögen Sie sich aus 10 verschiedenen Dateien drei Dokumente zusammenpuzzeln? Der Empfänger Ihrer Bewerbung schätzt das mit Sicherheit auch nicht. Fassen Sie also Zeugnisse in einer Datei und Lebenslauf und Anschreiben in einer zweiten zusammen und geben Sie den Dateien aussagekräftige Namen. Ob man das Anschreiben direkt in der E-Mail formuliert oder es den Unterlagen im Anhang beifügt, ist Geschmackssache. Mir gefällt es besser, wenn alle Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei zusammengefasst sind. Da kann beim Ausdrucken oder beim Weiterleiten schon mal nichts verloren gehen. Die meisten Unternehmen geben an, wie groß der beigefügte Datenanhang sein darf. Wenn man zur Orientierung durch verschiedene Ratgeberseiten klickt, dann findet man Angaben zwischen 3 und 5 MB. Wobei der größere Teil bis zu 3 MB empfiehlt.

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