Der Bewerbungsprozess 2021: Infos zu Ablauf und Dauer
Veröffentlicht am 06.06.2019 | Update vom 08.02.2021 | Lesedauer: 9 Minuten
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Gerade wer noch am Anfang seiner Jobsuche steht und sich vielleicht zum ersten Mal bewirbt, dem ist der Bewerbungsprozess noch nicht vertraut. Aber auch manch »gestandener« Bewerber hat seine ganz eigenen Vorstellungen davon, wie ein Bewerbungsprozess ablaufen sollte. Die meisten starten voller Zuversicht und mit Herzklopfen, wenn sie ihre Bewerbungsunterlagen absenden. Heutzutage passiert das ja fast immer auf elektronischem Wege. In Sekundenschnelle landet die Bewerbung beim Personalverantwortlichen im Posteingang. Und der? Der wird sich doch sicher gleich darum kümmern und spätestens am nächsten Tag antworten, oder?
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An dieser Stelle klaffen Wunsch und Wirklichkeit manchmal erheblich auseinander. Denn so ein Bewerbungsverfahren folgt einem Ablaufplan und Bewerber merken schnell: Man braucht vor allem eines – jede Menge Geduld. Nicht selten vergeht eine gefühlte Ewigkeit, bis endlich eine Antwort auf die Bewerbung eintrudelt, wenn überhaupt eine kommt. Das kann verschiedene Ursachen haben, weshalb wir hier einen Überblick bieten wollen, wie so ein Bewerbungsprozess im Einzelnen vonstatten geht.
Definition: Was bedeutet eigentlich Bewerbungsprozess?
Wenn es eine Stelle zu besetzen gibt, muss ein geeigneter Bewerber her. Idealerweise jemand, der die Anforderungen an den Job bestmöglich erfüllt und auch sonst gut ins Unternehmen passt. Das ist kein leichtes Unterfangen und gleicht zuweilen der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Oft werden umfangreiche Auswahlverfahren veranstaltet, die Bewerbern zusätzlich mit Eignungstests, einem Assessment-Center oder probeweisem Arbeiten einiges abverlangen. Der Bewerbungsprozess umfasst die einzelnen Schritte dieser Auswahl – vom Eingang der Bewerbungen bis zur endgültigen Personalentscheidung. Ganz am Anfang steht die Stellenanzeige, aus der sich ergibt, was Kandidaten mitbringen sollten und was sie erwarten dürfen.
Welche Faktoren haben Einfluss auf Ablauf und Dauer des Bewerbungsprozesses?
Bereits das Stellenangebot kann die Dauer des gesamten Bewerbungsprozesses beeinflussen. Je aussagekräftiger die Anzeige, desto eher gelingt es, den Bewerberkreis schon zu Beginn einzugrenzen. Weniger konkret formulierte Angaben führen hingegen dazu, dass sich auch Kandidaten angesprochen fühlen, die letztendlich nicht wirklich passen. Zwar erhöht das die Zahl der eingereichten Bewerbungen, aber eben auch die benötigte Zeit, um alle Unterlagen zu sichten.
Wie ein Bewerbungsverfahren abläuft und wie lange es dauert, hängt außerdem davon ab, wer überhaupt gesucht wird. In bestimmten Berufsgruppen mangelt es an Fachkräften. Das heißt, es gibt von vornherein gar nicht genug freie Jobinteressenten auf dem Arbeitsmarkt. Und so kann es eben recht lange dauern, bis der Wunschkandidat gefunden ist. Bei Führungskräften sieht es ähnlich aus. Ein Bewerbungsprozess mit einer Dauer von mehreren Monaten ist hier eher die Regel, denn die Ausnahme.
Der wohl wichtigste Faktor ist aber das Unternehmen selbst. Jeder Arbeitgeber organisiert das Auswahlverfahren in Abhängigkeit der vorhandenen Gegebenheiten schließlich auf seine individuelle Art und Weise. Als Bewerber hat man kaum eine Handhabe, außer dem Bewerbungsprozess den Rücken zu kehren, wenn einem der Geduldsfaden reisst. Aber was passiert nun genau hinter den Kulissen, sobald die Bewerbungsunterlagen versandt sind?
Unterlagen abgeschickt – Der Bewerbungsprozess beginnt
Wenn man sich über ein Onlineformular oder per E-Mail bewirbt, kann man sicher sein, dass die Unterlagen angekommen sind – und nun? Im Optimalfall verfügt das Unternehmen über ein modernes Bewerbermanagementsystem. Der Vorteil hierbei: Es wird eine automatische Antwort mit Eingangsbestätigung generiert, die dem Bewerber zugleich signalisiert, wann er mit einer Antwort rechnen kann. Das ist allerdings längst nicht die Regel. Zuweilen bleiben Unternehmen Kandidaten die Eingangsbestätigung komplett schuldig. Man sollte so etwas nicht persönlich nehmen, sondern zunächst dem Arbeitsaufwand des Personalers zuschreiben.
In den meisten Fällen stürzt sich der Personalverantwortliche auch nicht direkt auf jede Bewerbung, sondern diese werden erst gesammelt. Entweder in digitaler Form oder auch als Papierausdruck. Das Ganze kann sich, je nach Unternehmen, ein paar Tage oder auch mal einige Wochen hinziehen. Erst wenn eine bestimmte Menge an Bewerbungen eingegangen ist, kümmert sich der Personalverantwortliche um den Stapel – und sortiert rigoros aus.
Die Durchsicht der Unterlagen
Es mag hart klingen, doch die Vorabentscheidung für oder gegen einen Bewerber wird im ersten Durchlauf innerhalb kürzester Zeit getroffen. Immerhin kann eine Stelle letztlich nur mit einem Kandidaten besetzt werden. Wenn 20 oder 100 und sogar noch mehr Bewerbungen auf dem Tisch liegen, bleibt dem Personaler nichts anderes übrig, als vor zu sortieren. Und zwar unter Zeitdruck. Hier können vermeintliche Kleinigkeiten die Bewerbung direkt auf den Absagestapel befördern. Dazu gehören etwa unvollständige Unterlagen, falsche Anrede, Rechtschreibfehler, romangleiche Anschreiben, unrealistische oder fehlende Gehaltsvorstellung und ungeklärte Lücken im Lebenslauf. Ein Grund mehr, eine Bewerbung mit größter Sorgfalt zu erstellen.
Die Bewerbungen, die übrig bleiben, landen im zweiten Durchlauf. Eine genaue Prüfung soll nun zeigen: Passt ein Kandidat grundsätzlich auf die Stelle? Sprich: Bringt er die erforderlichen Qualifikationen mit? Kann er dies auch im Anschreiben verdeutlichen? Überzeugen die dargelegten Gründe für die Bewerbung auf die ausgeschriebene Position im Unternehmen? An dieser Stelle fallen weitere Jobanwärter durchs Raster, bis nur noch wenige übrig bleiben. Das ist immer abhängig von der Bewerberzahl insgesamt. Bei 100 Bewerbungen sind jetzt vielleicht noch 15 in der engeren Wahl, bei 20 etwa noch 5.
Der nächste Schritt im Bewerbungsprozess: Absage oder Jobinterview?
Vor der Entscheidung, wer eine Einladung zum Bewerbungsgespräch bekommt, ziehen viele Personalabteilungen gerne weitere Personen hinzu, etwa den unmittelbaren Vorgesetzen oder einen Fachverantwortlichen. Manchmal ist es die Geschäftsführung selbst oder das zukünftige Team, die gern ein Wörtchen mitreden. Das hat einen bestimmten Grund, denn dieser Personenkreis verfügt über zusätzliches »Insiderwissen«. Sie können die Teampassung besser einschätzen und wissen auch, welche speziellen Fähigkeiten ein neuer Kollege für den Job mitbringen sollte.
Nach diesem Schritt werden abermals Kandidaten aussortiert und am Ende erhalten nur einige der vielversprechendsten einen Termin zum Vorstellungsgespräch. Bis es soweit ist, können oft Wochen oder gar Monate ins Land gehen. Und es erklärt, warum manch ein Bewerbungsprozess so lange dauert. Ist diese Phase des Aussortierens abgeschlossen, kommt entweder die Absage durch den Arbeitgeber oder eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch.
Nach dem ersten Vorstellungsgespräch
Bevor es nun wirklich einen Gesprächstermin gibt, greifen manche Personaler gern zum Hörer und führen zuerst ein Telefoninterview. Damit verschaffen sie sich einen weiteren Eindruck und klären so ab, ob man noch im Rennen um den Termin ist. Nach dem eigentlichen Vorstellungsgespräch fällt selten sofort eine Entscheidung. Vor allem dann, wenn man einer der ersten Kandidaten war, die sich persönlich im Unternehmen vorgestellt haben. Also ist nach wie vor Geduld gefragt. Denn je nachdem, wie viele Bewerber eingeladen wurden und wann die einzelnen Termine stattfinden, wird weitere Zeit verstreichen.
Manchmal reicht ein einziges Jobinterview auch nicht aus und es wird noch ein zweites Vorstellungsgespräch vereinbart. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn beim ersten Gespräch nur ein Personalverantwortlicher dabei war und andere Entscheidungsträger den Anwärter beim Folgetermin kennenlernen möchten. Sind sich auf Arbeitgeberseite schließlich alle Beteiligten einig, folgt an dieser Stelle meist ein Anruf mit der Zusage und der Entwurf des Arbeitsvertrags. Sobald die Unterschrift unter dem Vertrag steht, ist der Bewerbungsprozess abgeschlossen.
Abweichungen beim Bewerbungsprozess
So oder so ähnlich kann man sich den ganz normalen Bewerbungsprozess vorstellen. Auch wenn inzwischen neue Trends im Recruiting, wie Stellenanzeigen per Video oder Escape Games, Einzug gehalten haben und Bewerber digitale Wege nutzen, um sich zu präsentieren: Der Ablauf bei der Bewerbung ist trotzdem weitestgehend derselbe geblieben. Natürlich funktioniert nicht jeder Bewerbungsprozess komplett gleich. Für manche Jobs gibt es weitere Zwischenschritte, bei anderen wiederum wird auf dem kurzen Dienstweg schnell entschieden. Wie groß ist das Unternehmen, wie dringend der Bedarf? Um welche Position geht es? Ist eine Personalabteilung vorhanden? Werden digitale Werkzeuge im Bewerbungsverfahren benutzt? Wie viele Bewerbungen gehen ein? All das ist letztendlich ausschlaggebend für Ablauf und Dauer des Bewerbungsverfahrens.
Wie sieht der ideale Bewerbungsprozess aus?
Ein langes Bewerbungsverfahren aber kann für jemanden auf Jobsuche schon eine ziemliche Zitterpartie sein. Beispielsweise, weil man gerade ohne Anstellung ist oder sich auf mehrere Jobs beworben hat und nun dringend auf Rückmeldung vom Wunscharbeitgeber wartet, um eine Entscheidung zu treffen. Solche Situationen erzeugen viel Druck und deshalb wünschen sich wohl die meisten Bewerber wesentlich schnellere Bewerbungsprozesse. Die Vorstellung, wie sich der ideale Ablauf gestalten sollte, lautet in etwa so: Man sendet die Bewerbung ab und erhält noch am gleichen Tag eine Eingangsbestätigung. Zwei Wochen später kommt entweder die Einladung zum Vorstellungsgespräch oder die Absage. Nach einem Jobinterview vergeht dann höchstens eine Woche bis zur Rückmeldung mit der endgültigen Jobzu- oder absage. Klingt (noch) wie Zukunftsmusik, oder?
Fazit
Auch für Unternehmen ist mehr Geschwindigkeit bei der Personalgewinnung wünschenswert. Denn unbesetzte Stellen stören nicht nur interne Abläufe, sie kosten auch viel Geld und belasten andere Mitarbeiter zusätzlich. Trotzdem kann man geeignete Jobanwärter nicht aus dem Hut ziehen. Um so ärgerlicher, wenn der Wunschkandidat endlich gefunden ist, aber abspringt, weil der Bewerbungsprozess einfach zu lange gedauert hat oder die Kommunikation schlecht war. Solche Probleme sind hausgemacht und müssten gar nicht auftreten, wenn von Anfang an mehr Wert auf den Bewerbungsprozess gelegt wird. Aussagekräftige Stellenanzeigen, eine ansprechende Karrierewebseite, leichter Zugang zu Bewerbungsformularen und zeitnahe Rückmeldungen an die Bewerber: Das umzusetzen, braucht, außer gutem Willen, gar nicht viel. Und von einem angenehmen, schnellen Bewerbungsverfahren profitieren letztlich beide Seiten.
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