Bewerbung online schreiben – der ultimative Ratgeber für 2024

Veröffentlicht: 24.10.2016 | aktuelles Update: 22.03.2024 | Lesedauer: 12 Minuten

Wer auf Jobsuche ist, nutzt dafür das Internet und Bewerbungen werden längst überwiegend digital versendet. Das geht schnell und unkompliziert: Anschreiben und Unterlagen hochladen oder als E-Mail-Anhang mitschicken und schon ist man dem neuen Job einen Schritt näher. Doch ganz so einfach ist es nicht. Denn auch eine Online-Bewerbung erfordert höchste Sorgfalt. Worauf Sie achten müssen, wenn Sie Ihre Bewerbung online schreiben und wie Sie häufige Stolperfallen erkennen und vermeiden, zeigt Ihnen unser umfassender Ratgeber rund um die digitale Bewerbung.

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Bewerbung online schreiben ist heute gängige Norm!

Die Digitalisierung hat vieles verändert – den Bewerbungsprozess eingeschlossen. Unternehmen, die sich eine klassische Bewerbungsmappe in Papierform wünschen, sind selten geworden. Mittlerweile bevorzugen die meisten Personaler aus ganz praktischen Gründen Online-Bewerbungen. Elektronisch eingehende Bewerbungsunterlagen lassen sich nämlich besser vorsortieren und verwalten; insbesondere, wenn eine Bewerbermanagement-Software zum Einsatz kommt. Bewerbung online schreiben spart außerdem materielle Ressourcen, wertvolle Zeit sowie Druck- und Portokosten und ist heute einfach Usus. Umso wichtiger zu wissen, wie man eine professionelle Bewerbung online erstellen kann.

Was bedeutet Online-Bewerbung eigentlich?

Üblicherweise gibt der Arbeitgeber bereits in der Stellenanzeige vor, wie Bewerbungsunterlagen eingereicht werden sollen: entweder per E-Mail oder direkt über ein Webformular. Mit Online-Bewerbung ist streng genommen letzteres gemeint. Trotzdem wird der Begriff gern allgemein für Bewerbungen in digitaler Form benutzt. Bewerben Sie sich mittels Webformular, füllen Sie die Felder in der Eingabemaske aus und laden dann Ihre Bewerbungsunterlagen hoch. Bei der Bewerbung per E-Mail versenden Sie Ihre Unterlagen als virtuelle Bewerbungsmappe im Mail-Anhang. Die Vorgehensweise ist also fast identisch. Vom Aufbau her unterscheidet sich eine digitale Bewerbung übrigens kaum von der klassischen per Post. Das heißt, Sie sollten auch dann eine bestimmte Form einhalten, wenn Sie Ihre Bewerbung online schreiben.

Allgemeine Tipps zur Online-Bewerbung

Wahrscheinlich hat jeder diverse Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate ohnehin auf dem Rechner oder Smartphone gespeichert. Eventuell haben Sie sogar eine Vorlage für ein ausformuliertes Anschreiben in petto, das dann nur noch ein wenig angepasst werden muss und schon kann’s losgehen? Gerade die vermeintliche Einfachheit im Online-Bewerbungsverfahren verleitet dazu, ein bisschen nachlässig zu sein. Ein fataler Fehler! Denn Personaler haben den genauen Blick nicht verlernt und Schusseligkeiten aller Art können auch im digitalen Zeitalter den Traumjob in weite Ferne rücken lassen. Erst recht, falls man massenhaft Bewerbungen verschickt, denen die individuelle Note fehlt. Darum sollten Sie sich vorab folgende Tipps zur Online-Bewerbung zu Herzen nehmen:

Auseinandersetzung mit dem Stellenangebot

Eine gute Vorbereitung ist das A und O, wenn man eine gelungene Bewerbung online erstellen möchte. Dazu gehört in erster Linie eine intensive Auseinandersetzung mit dem Stellenangebot. Welche Anforderungen sind besonders relevant für die ausgeschriebene Stelle? Welche Kenntnisse und Fähigkeiten werden auf jeden Fall verlangt? Über welche besonderen Erfahrungen und Kompetenzen verfüge ich, die ich darüber hinaus einbringen kann? Womit kann ich etwaig fehlende Qualifikationen kompensieren?

Recherche zum Unternehmen

Warum bewerbe ich mich auf genau diesen Job? Zur Vorbereitung muss man sich natürlich auch mit dem potenziellen Arbeitgeber befassen und Informationen zum Unternehmen sammeln. Gute Quellen dafür sind unternehmenseigene Webseiten, Arbeitgeberbewertungsportale sowie alles, was sich generell online über das Unternehmen finden lässt (z. B. Pressemitteilungen, Social Media Auftritt). Eine Recherche zum Unternehmen hilft nicht nur, die Motivation für die Bewerbung herauszuarbeiten, sondern auch, um etwas über die Unternehmenskultur – und damit zum Stil, in dem man die Bewerbung schreibt – zu erfahren.

Individuelles Bewerbungsschreiben verfassen

Eine professionelle Bewerbung kommt nicht ohne überzeugendes Anschreiben aus. Dieses muss individuell auf die ausgeschriebene Stelle abgestimmt sein. Eine allgemeine Vorlage, in der man nur Adresse, Betreff und Datum austauscht, reicht einfach nicht, sondern bei der Erstellung ist wesentlich mehr Mühe gefragt. Schon der erste Satz im Bewerbungsschreiben kann über eine Zusage oder Absage entscheiden. Vermeiden Sie Floskeln à la »Hiermit bewerbe ich mich…« und kommen Sie stattdessen gleich zum Punkt. Machen Sie in Ihrem Bewerbungsschreiben deutlich, dass Sie sich a) ausgiebig mit dem Job befasst haben und b) weshalb Sie anhand Ihrer Qualifikationen und Berufserfahrung der passende Kandidat sind. Das Anschreiben sollte nicht länger als eine Seite sein.

So erstellen Sie eine Digitale Bewerbung

Im Grunde genommen orientiert sich die digitale Bewerbung der Form nach an der klassischen Bewerbungsmappe. Das heißt, Sie müssen genau die gleichen Unterlagen einreichen, wenn Sie Ihre Bewerbung online schreiben. Hält der Arbeitgeber ein Webformular für die Online-Bewerbung bereit, müssen Sie in der Regel zunächst in der Eingabemaske Felder mit Ihren persönlichen Angaben ausfüllen. Achten Sie unbedingt darauf, dass die Angaben komplett und fehlerfrei sind und verzichten Sie auf Sonderzeichen. Da die Formulare meist maschinell ausgelesen werden, kann es ansonsten passieren, dass Ihre Bewerbung als unvollständig oder fehlerhaft gewertet und im schlimmsten Fall nicht bearbeitet wird.

Die Formulare sehen – je nach Software-Anbieter – ganz unterschiedlich aus und sind mal mehr und mal weniger umfangreich. Schauen Sie sich daher jedes einzelne Formular für jede einzelne Bewerbung, die Sie versenden möchten, ganz genau an. Oft gibt es ein Freitextfeld, das entweder dem Bewerbungsschreiben vorbehalten ist oder Sie können dort erste Fragen zur ausgeschriebenen Position stellen. Bereiten Sie die entsprechenden Texte separat vor, so vermeiden Sie Flüchtigkeitsfehler beim Tippen. Erlaubte Dateiformate und -größen für den Anlagenupload sind im Webformular angegeben. Wenn Sie Ihre Unterlagen in einer Datei zusammenfassen sollen oder wollen, sollten Sie sich an die klassische Anordnung halten:

Reihenfolge der Anlagen bei der digitalen Bewerbung

Anschreiben
ggf. Deckblatt
Lebenslauf
ggf. Motivationsschreiben
Arbeitszeugnisse (aktuellstes zuerst)
Zeugnis des höchsten Bildungsabschlusses
Referenzen
Weiter- und Fortbildungszertifikate (nur für die Stelle relevante)

Wie soll eine Online-Bewerbung aussehen?

Beim Layout haben Sie reichlich Gestaltungsspielraum. Wie kreativ Sie werden dürfen, hängt von der Branche ab, in der Sie sich bewerben und natürlich vom Unternehmen selbst. Möchten Sie klassisch und strukturiert bleiben, können Sie sich an den Vorgaben der DIN 5008 orientieren. Achten Sie aber immer darauf, dass Anschreiben, Deckblatt, Lebenslauf und Motivationsschreiben einheitlich designt sind. Bei manchen Webformularen für die digitale Bewerbung haben Sie die Möglichkeit, das Bewerbungsfoto separat hochzuladen. Ansonsten gehört das Foto in den Lebenslauf bzw. auf das Deckblatt, sofern Sie eins verwenden.

Lebenslauf für die Online-Bewerbung anpassen

Neben einem passenden Anschreiben ist Ihr Lebenslauf besonders wichtig. Selbst wenn Sie ihn abgespeichert haben und regelmäßig aktualisieren – kontrollieren Sie den Inhalt vor dem Hochladen ganz genau. Gehen Ihre beruflichen Stationen mit den Anforderungen im Stellenprofil konform? Gegebenenfalls müssen Sie Anpassungen vornehmen oder einen neuen passenden Lebenslauf erstellen, der z. B. wichtige Schlüsselwörter aus der Stellenanzeige enthält. Denn auch Lebensläufe werden zumeist maschinell mit sogenannten CV-Parsern ausgelesen. Solche Tools suchen gezielt nach semantischen Übereinstimmungen. Sie können also Ihre Chancen auf einen Termin zum Vorstellungsgespräch erhöhen, wenn Sie Ihren Lebenslauf am Inhalt der Stellenanzeige ausrichten.

Social-Media-Profil und One-Click-Bewerbung

Sie haben ein Online-Profil bei XING oder LinkedIn? Prima! Denn viele Webformulare für die digitale Bewerbung beinhalten zusätzlich die Möglichkeit, das eigene Profil dort zu verlinken. Das bedeutet aber, dass Ihr Online-Profil gepflegt und aktuell ist. Vor allem darf es keine Diskrepanzen zu Ihrem Lebenslauf geben!

Inzwischen liegen One-Click-Bewerbungen voll im Trend. Manchen Unternehmen genügt dabei der Hinweis auf ein Profil in einem Karrierenetzwerk. Optional bieten verschiedene Online-Dienstleister den Service an, in einer Bewerberdatenbank ein Profil einzurichten. Sie hinterlegen dort einfach Ihre Bewerbungsunterlagen und können sich mit dem Link zu Ihrem Profil quasi ohne Aufwand bewerben – vorausgesetzt, Sie halten Ihre Angaben immer aktuell.

5 grundlegende Tipps für die Bewerbung per E-Mail

Längst zum Klassiker geworden ist die Bewerbung per E-Mail. Aber was schreibt man in das Textfeld der E-Mail, wenn man sich per E-Mail bewirbt? Gehört hier bereits das Anschreiben hin oder muss das in den Anhang? Wie groß darf der überhaupt sein? Und wie sollte die Betreffzeile lauten? Bei der E-Mail-Bewerbung gibt es einiges zu beachten, da unter anderem die richtige Form für den Erfolg entscheidend ist. Wir haben 5 Tipps zusammen gestellt, die Sie als Checkliste für Ihre Bewerbung per E-Mail nutzen können, damit Sie nichts vergessen.

✍ Check – Die eigene E-Mail-Adresse

Mail-Adressen wie alles_matze@xyz.de oder Herzchen80@xyz.de eignen sich für eine Bewerbung per E-Mail nicht. Die Adresse sollte seriös sein und Sie klar identifizierbar machen. Idealerweise nutzen Sie Ihren Vor- und Nachnamen, z. B. anna.mueller@xyz.de oder mueller_anna@xyz.de. Falls diese Kombination bereits vergeben ist, erweitern Sie die Adresse durch Ihr Geburtsdatum.

✍ Check – Der Betreff

Die meisten Bewerber schreiben in den Betreff so etwas wie »Bewerbung als Sales Manager«. Das ist zwar nicht falsch, aber zu allgemein – vor allem, wenn das Unternehmen mehrere gleichartige Positionen ausgeschrieben hat. Wenn im Stellenangebot eine Referenznummer oder ähnliches genannt wurde, sollten Sie diese auf jeden Fall mit in den Betreff setzen. Besser zuzuordnen ist Ihre Bewerbung außerdem, wenn Sie zusätzlich Ihren Namen angeben: »Bewerbung als Sales Managerin von Anna Müller – Referenz-Nr. 1234«.

✍ Check – Die Signatur

Im beruflichen Umfeld ist sie ganz selbstverständlich: die E-Mail-Signatur. Doch die wenigsten denken daran, auch für ihren privaten Mail-Account eine Signatur mit den wichtigsten Kontaktdaten einzurichten. Machen Sie sich die Mühe, denn es wirkt professionell und der Personaler kann Sie direkt kontaktieren, ohne dazu den Anhang bzw. Ihr Bewerberprofil öffnen zu müssen.

✍ Check – Der Anhang

Bevor Sie Ihre Unterlagen für den Anhang zusammenstellen, schauen Sie im Stellenangebot nach, welche Datei-Formate erwünscht bzw. möglich sind, wie groß diese sein dürfen und ob die Dokumente in einer Datei oder jeweils separat gefordert werden. Weitestgehend üblich ist, die virtuelle Bewerbungsmappe als ein zusammenhängendes PDF-Dokument zu versenden. Beschränken Sie sich auf eine Dateigröße von 3 MB, wenn im Stellenangebot nichts anderes steht.

✍ Check – Dateiname des Anhangs

Fast noch wichtiger als ein aussagekräftiger Betreff bei der Bewerbung per E-Mail ist der Dateiname der Dokumente im Anhang. Denn die Anhänge werden von Personalern in der Regel separat abgelegt oder ins Bewerbermanagement-System eingepflegt. Sie sollten also eindeutig Ihnen zuzuordnen sein, damit der Bearbeiter nicht gezwungen ist, Dateien umbenennen zu müssen.

Bewerbung per E-Mail: Wohin mit dem Anschreiben?

Grundsätzlich spricht nichts dagegen, das E-Mail-Textfeld für das eigentliche Anschreiben zu verwenden. Experten empfehlen jedoch, auch das Anschreiben in den Anhang zu integrieren und dabei die bei Bewerbungen übliche Dokumentenreihenfolge einzuhalten. So ergibt sich einfach ein stimmigeres Bild im Hinblick auf Form und Layout. Außerdem sind Ihre Bewerbungsunterlagen dann komplett beisammen. Der E-Mail-Text selbst kann kurz gehalten werden und zum Beispiel so lauten:

Sehr geehrte Frau XY,
anbei überreiche ich meine Bewerbungsunterlagen für die von Ihnen ausgeschriebene Position als Sales Managerin (Referenz-Nr. 1234). Für Fragen und weitere Informationen stehe ich Ihnen jederzeit sehr gerne telefonisch unter xxx-xxxx-xx oder per E-Mail zur Verfügung.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und auf ein persönliches Kennenlernen.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Müller
Anlagen

Übrigens: Sehen Sie bei der Bewerbung per E-Mail vom Anfordern einer Lesebestätigung ab. Das wirkt zu fordernd und ist deshalb nicht angebracht.

Bewerbung online abgeschickt – Wie geht es weiter?

Die digitale Bewerbung ist auf dem Weg – und jetzt? Wie lange muss ich auf eine Antwort warten? Ab wann kann ich mich nach dem Bearbeitungsstand erkundigen? Viele Unternehmen versenden automatische Eingangsbestätigungen und geben darin an, wie lange es in etwa dauert, bis Sie ein erstes Feedback erhalten. Ist das der Fall, sollten Sie diese Frist verstreichen lassen, bevor Sie nach dem Sachstand fragen.

Ansonsten gilt ein Zeitraum von zwei bis drei Wochen als angemessen. Das hängt auch ein bisschen mit der Unternehmensgröße zusammen. Da große, namhafte Firmen oft viele Bewerbungen bekommen, dauert es meist ein bisschen länger bis zur Rückmeldung. Sofern Sie nach Ablauf der Zeitspanne keine Rückmeldung bekommen, dürfen Sie sich ruhig telefonisch oder per E-Mail höflich nach dem Bearbeitungsstand erkundigen.

Tipp: Organisieren Sie Ihre Online-Bewerbungen!

Oft bewirbt man sich ja auf mehrere interessante Jobangebote. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, wenn Sie Ihre Bewerbung online schreiben, sollten Sie Ihre Bewerbungsvorgänge vernünftig archivieren. Machen Sie Screenshots von allen Stellenanzeigen sowie von den ausgefüllten Webformularen und notieren Sie sich die wichtigsten Details, z. B. Firmenname, Position, wann die Bewerbung abgeschickt wurde. Das erleichtert Ihnen den Rückantwort-Check. Überprüfen Sie dazu regelmäßig Ihr E-Mail-Postfach plus SPAM-Ordner. Speichern Sie auch die Rufnummern der angeschriebenen Unternehmen bzw. Personalabteilungen in Ihrem Telefon ab. So wissen Sie gleich, wer Sie anruft.

Bewerbung online schreiben? – Vermeiden Sie häufige Stolperfallen!

Wir sind es gewohnt, dass im Internet alles schnell mit ein paar Klicks funktioniert. Das kann leider im Online-Bewerbungsverfahren zu Oberflächlichkeiten verleiten. Nehmen Sie sich deshalb ausreichend Zeit, wenn Sie eine Bewerbung online erstellen oder per E-Mail versenden. Dann schaffen Sie es, typische Stolperfallen zu umschiffen.

Nutzen Sie eine seriöse E-Mail-Adresse
Formulieren Sie einen aussagekräftigen Betreff
Achten Sie auf die korrekte Ansprache des Personalverantwortlichen
Benennen Sie Ihre Dateianhänge so, dass Sie Ihnen zugeordnet werden können
Wählen Sie ein einheitliches Layout
Vergessen Sie die Unterschrift in Anschreiben und Lebenslauf nicht
Überprüfen Sie Ihre Anlagen auf Aktualität und Vollständigkeit
Achten Sie auf das richtige Dateiformat und die -größe
Gleichen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit Ihrem Online-Profil ab
Lesen Sie vor dem Absenden unbedingt alles Korrektur, am besten mehrmals
Archivieren Sie Ihre Bewerbungen

Bewerbung online schreiben ist zwar heute die übliche Vorgehensweise. Das heißt aber nicht, dass Sie weniger genau sein dürfen. Eine überzeugendes, professionelles Bewerbungsschreiben erfordert auch im digitalen Zeitalter Sorgfalt und intensive Vorbereitung. Halten Sie sich an die Vorgaben des Arbeitgebers für die Online-Bewerbung. Mit fehlerfreien Unterlagen, einem individuellen Anschreiben, das zur Position passt sowie einem gut gepflegten Online-Profil stechen Sie in jedem Fall Massenbewerbungen aus und steigern Ihre Chancen auf den neuen Job. salesjob wünscht Ihnen viel Erfolg bei Ihrer nächsten Bewerbung.

Weiterführende Links:

➥ Bewerbung im Vertrieb – Tipps, Vorlagen & Muster

➥ Zeugnisse für die Bewerbung – Welche mitschicken?

➥ Lebenslauf erstellen – Tipps & Tricks

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