Angebots-Checkliste: So optimieren Sie die Angebotserstellung
Veröffentlicht: 11.02.2015 | Update: 10.06.2023 | Lesedauer: 7 Minuten
Eigentlich ist das Erstellen von Angeboten eine recht nüchterne Sache. Denn wozu dient ein Angebot? In erster Linie soll es für den Kunden notwendige Informationen zu Leistung, Nutzen und Preis enthalten. Ob der Kunde das Angebot am Ende annimmt, hängt aber nicht nur von den nackten Informationen ab, sondern auch davon, wie Angebote inhaltlich und optisch gestaltet sind. Vertriebsexperte Stephan Heinrich zeigt, worauf es dabei ankommt. Eine Angebots-Checkliste hilft dabei, die Angebotserstellung zu optimieren.
Elemente für die Angebots-Checkliste
➠ Inhaltlicher Aufbau
➠ Äußere Form
➠ Sprachliche Gestaltung
➠ Besondere Akzente
➠ Finale Checkliste Angebotserstellung
Angebot schreiben – Inhaltlicher Aufbau
Haben Sie die Grundstuktur beim Angebot erstellen eingehalten? Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrer Angebotsvorlage mit der Ausgangssituation und Problembeschreibung anfangen. Dann folgt die Zielsetzung mit den Angaben des Kunden zu seiner Idealvorstellung. Es folgt eine grobe Beschreibung der Umsetzung, wobei Sie nicht im Detail erklären, wie es funktioniert, sondern in erster Linie kurz zusammenfassen, welches Ergebnis die Investition haben wird.
Und erst im letzten Teil bringen Sie die Finanzen ins Spiel – idealerweise im direkten Vergleich zu der Amortisation. Beschränken Sie sich bei der tabellarischen Auflistung auf wenige Zeilen. Fassen Sie zusammen. Je mehr Details Sie hier liefern, desto mehr Angriffspunkte bieten Sie Ihrem Gegenüber für die nachfolgende Preisverhandlung.
Wenn Sie es besonders geschickt machen wollen, bieten Sie Blöcke an. Also statt der Hauptposition und mehreren Zusätzen als einzelne Zeilen mit einzelnen Artikelnummern und Preisen, nennen Sie besser einen Preis mit Beschreibung der Leistungsspezifikation des Ganzen.
Angebot schreiben – Äußere Form
Wenn Sie sich die Mühe machen, ein Angebot zu erstellen und nicht einfach nur eine Preisliste zu versenden, dann handelt es sich bei Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung vermutlich um etwas Wertvolles. Spiegelt die äußere Form des Angebots die Wertigkeit Ihrer Leistung wieder? Bitte denken Sie deshalb daran, dass Ihr Angebot diesen Wert auch im ersten Eindruck wiedergibt.
Material und Design
Wenn es ein schriftliches Angebot ist, dann sollte das Papier bereits beim ersten Befühlen Wert ausstrahlen. Vermeiden Sie billige Mappen, nur weil diese irgendwann einmal angeschafft wurden, jetzt aber nur noch altbacken aussehen. Wenn es sich um eine digitale Angebotsvorlage handelt, lassen Sie einen Grafiker das Grundgerüst dafür erstellen. Und dann sorgen Sie dafür, dass es auch im Sinne des Designers verwendet wird.
Bilder
Benutzen Sie Bilder und was drücken die Bilder in Ihrem Angebot aus? Ich bin verwundert, wie viele Unternehmen auf diese einfache Möglichkeit verzichten, um Angebote zu emotionalisieren. Nutzen Sie nicht nur nüchterne Abbildungen des Produktes, sondern auch emotional passende Darstellungen seines Nutzens. Gesichter und Menschen sind immer hilfreich, um Emotionen zu erzeugen.
Farbakzente
Arbeiten Sie in Ihrem Angebot mit Farben oder farblichen Akzenten? Angebote sind Arbeitspapiere. Gliedern Sie die wichtigsten Blöcke farblich und grafisch, so dass der Leser immer wieder dabei unterstützt wird, die wesentlichen Aussagen zu verstehen, nämlich:
- Wir haben verstanden, was Dich heute bedrückt.
- Uns ist klar, was Du in Zukunft ändern willst.
- Wir haben die Kompetenz, um das gemeinsam mit Dir zu lösen.
- Die Investition lohnt sich und ist für Dich erschwinglich.
Angebot schreiben – Sprachliche Gestaltung
»Hiermit erlauben wir uns, Ihnen unser freibleibendes Angebot zu übermitteln…«. Viele Worte, wenig Inhalt. Lassen Sie den ganzen Quatsch weg und verwenden Sie Worte, die Sie auch sonst verwenden würden. Wenn Ihnen keine passende Formulierung einfallen will, dann ist der Passus vermutlich komplett überflüssig.
Kein Fachchinesisch
Ist Ihr Angebot von unnötigen Fremdwörtern und Abkürzungen gesäubert? Sicher kennen Sie vielleicht noch den Unterschied zwischen CPT (»Carriage Paid To« also »Fracht bezahlt bis Bestimmungsort«) und CIP (»Carriage Insurance Paid« also »Fracht und Versicherung bezahlt bis Bestimmungsort«). Auch viele Einkäufer wissen, was das ist, aber den meisten Entscheidern dürften diese international gebräuchlichen Abkürzungen wohl kaum etwas sagen. Im Zweifel also lieber solche Abkürzungen weglassen. Wenn das nicht möglich ist, dann bitte das »Wozu« mit einfachen Worten erklären.
Adjektive verwenden
Sind in Ihrem Angebot alle wichtigen Substantive mit einem Adjektiv versehen? Es ist so einfach, eine Aussage zu verbessern, indem man einem nüchternen Substantiv ein passendes Adjektiv gibt. Eine Maschine kann schließlich einfach nur eine Maschine sein oder eine leistungsstarke, ausdauernde, energiesparende, bedienerfreundliche, selbsterklärende, wartungsfreundliche, unverwüstliche… oder was auch immer Ihnen passend erscheinen mag.
Angebote positiv aufladen
Sind Ihre Produkte und Dienstleistungen emotionalisiert beschrieben? Wie können Sie Worte wie »Freude« oder »Lust unterbringen? Vielleicht ist es auch passender, mit der Motivation zur Vermeidung von Emotionen wie »Angst« oder »Schmerz« zu arbeiten? Haben Sie alle Negativ-Formulierungen gestrichen? Mit der Wortkombination »ohne Schäden« beispielsweise zwingen Sie den Leser Ihres Angebots dazu, an Schäden zu denken. Wollen Sie das?
Passivformulierungen ausmerzen
Haben Sie alle passiven Satzkonstruktionen durch aktiven Satzbau ersetzt? Es ist eine weit verbreitete Unsitte: Wer sich besonders gewählt ausdrücken will, benutzt passive Formulierungen. Dann wird aus dem Satz »Das Produkt bewirkt diese Ergebnisse« ein passiv formuliertes »Dieses Ergebnis wird durch das Produkt bewirkt«. Gehen Sie mit dem Formulierungskamm durch Ihre Angebotsvorlage und ersetzen Sie Passiv durch Aktiv.
Metaphern und Bilddarstellungen
Gibt es Metaphern, Bilddarstellungen oder Gedankenstützen in Ihrem Angebot? Ein Bild ist immer leichter zu merken, als eine Auflistung von Fakten. Wenn Sie keine passenden Abbildungen nutzen können, dann verwenden Sie in jedem Fall Metaphern und Wortbilder.
Angebote mit Erinnerungswert
Wenn ein Angebot so aussieht, wie alle anderen Angebote auch, wird es nicht aus der Masse herausstechen. Aber wenn etwas auffallend ist, dann bleibt es in Erinnerung. So ist unser Hirn gestrickt. Dann denken wir öfter darüber nach und machen es sogar zum Thema von Unterhaltungen mit Kollegen, Freunden und Familienmitgliedern.
✪ Sind Referenzen Ihrer bestehenden Kunden im Angebot enthalten? Im Anhang des Angebotes ist Platz für Aussagen zufriedener Kunden. Aus der Vielfalt der Referenzen suchen Sie diejenigen aus, die für den einzelnen Kunden relevant sind. Idealerweise jene, die er sich namentlich gewünscht hat.
✪ Bauen Sie in Ihr Angebot Elemente ein, die den Kunden neugierig auf das ganze Angebot machen? Benutzen Sie ruhig Elemente wie beispielsweise: »Wie Sie später noch erkennen werden …« oder »Wie sich in der Umsetzung für Sie noch zeigen wird …«
✪ Stellen Sie im Return on Investment die Summen in für den Kunden sinnvollen und leicht zu bewertenden Preisfragmenten dar? Nennen Sie beispielsweise lieber den kalkulatorischen Preis pro Teilnehmer statt der Gesamtsumme der Tagessätze eines Trainings für 45 Mitarbeiter. Zitieren Sie in Ihrem Angebot auch Äußerungen des Kunden, die er in den Vorgesprächen machte. Vermeiden Sie nichtssagende Begriffe wie »Qualität«, »Service« und »Kompetenz« und nutzen Sie stattdessen konkrete Aussagen.
Angebots-Checkliste zur finalen Überprüfung Ihres fertigen Angebots:
✍ ❏ Nutzen Sie eine Angebotsvorlage oder wurde das Angebot als Copy & Paste erstellt? Sind versehentlich noch Angaben vom letzten Kunden im Text versteckt?
✍ ❏ Ist Ihr Angebot als nüchterne Produktdarstellung oder als individuelle Lösung für den Kunden formuliert?
✍ ❏ Sind die Informationen in Ihren Angeboten qualitativ und quantitativ nachweisbar?
✍ ❏ Nutzen Sie mehrere Aspekte an verschiedenen Stellen, um das »Wozu« Ihrer Arbeit genau zu beschreiben?
✍ ❏ Formulieren Sie in der Nähe der Endsumme auch noch eine zusätzliche Nutzenargumentation oder eine Nutzenzusammenfassung?
✍ ❏ Verfolgen Sie eine einfach zu verstehende Strategie beim Preis?
✍ ❏ Können Sie den ROI (Return on Investment) in Euro darstellen?
Vielleicht wollen Sie noch weitere Ideen hinzufügen oder Sie denken, dass einzelne Punkte dieser Angebots-Checkliste für Sie nicht relevant sind? Am besten Sie stellen sich mit den Anregungen hier eine eigene Angebots-Checkliste zusammen, die für Ihr Kundenumfeld und Ihre Vertriebspraxis genau passt. Wenn Sie tatsächlich mit so einer Angebots-Checkliste arbeiten, wird sich dadurch die Qualität Ihrer Angebote automatisch verbessern, weil Sie wesentlich seltener Fehler machen werden.
Beitragsbild: Adobe Stock | Thapana_Studio
