Das Angebotsmanagement als Schlüssel im Vertrieb
Veröffentlicht: 21.06.2019 | Update: 30.05.2023 | Lesedauer: 6 Minuten
Angebote erstellen gehört quasi zum Alltagsgeschäft im Vertrieb und ist für viele Sales Mitarbeiter Routine. Aber längst nicht jedes Angebot führt dann auch zu einem Auftrag. Dafür mag es die unterschiedlichsten Gründe beim Kunden geben, gar nicht so selten jedoch liegt es am Angebot selbst, dass der Kunde nicht anbeißen will. Denn Angebote kommen oft einfach bloß von der Stange, anstatt wirklich maßgeschneidert zu sein. An dieser Stelle kann ein gut organisiertes Angebotsmanagement als Schlüssel im Vertrieb fungieren und für mehr Struktur bei der Angebotserstellung sorgen. Doch was versteht man unter Angebotsmanagement? Welche Schritte gehören zum Angebotsmanagement Prozess? Und worauf sollte man bei der Angebotserstellung besonders achten?
Inhalt
➠ Angebotsmanagement Definition
➠ Angebotsmanagement Prozess
➠ Fehler vermeiden
➠ Was zeichnet ein gutes Angebot aus?
Definition: Was versteht man unter Angebotsmanagement?
Es ist nicht leicht, eine glasklare Angebotsmanagement Definition zu liefern. Im Großen und Ganzen handelt es sich dabei um einen umfassenden, innerbetrieblichen Prozess, der der gezielten Planung und Steuerung der Angebote dient. Hierzu müssen externe Daten und Informationen – z.B. zur Marktsituation und zu Kundenanforderungen – mit unternehmerischen Vorgaben und Gegebenheiten so miteinander verknüpft werden, dass ein wirtschaftlich tragbares Angebot erstellt werden kann. Das beinhaltet ein abteilungsübergreifendes Zusammenspiel aus Einkauf, Finanzierung, Produktion, Verkauf und Service.
Die zentrale Rolle beim Angebotsmanagement nimmt der Vertrieb ein, da er sowohl die relevante Schnittstelle zum Kunden als auch zu den einzelnen Abteilungen in der Wertschöpfungskette im Unternehmen bildet. Mit anderen Worten: Im Vertrieb laufen die externen Informationen zusammen. Sie werden intern weitervermittelt, evaluiert und bilden die Grundlage zur Angebotserstellung.
Schritte im Angebotsmanagement Prozess
Der Angebotsmanagement Prozess beginnt, sobald die Anfrage eines Kunden eingetroffen ist. Doch es macht betriebswirtschaftlich wenig Sinn, ein Angebot vorzulegen, dass für den Kunden kaum von Nutzen und von vornherein nicht annehmbar ist. Darum müssen valide Daten und Informationen beschafft werden, anhand derer sich individuelle Angebote erstellen lassen. Zum Angebotsmanagement Prozess gehören vier verschiedene Phasen:
Angebotsvorbereitung:
Während der Vorbereitungsphase erfolgt zunächst die Erfassung und Bewertung der Anfrage. Sodann werden Anforderungen und konkrete Bedürfnisse des Kunden abgefragt und mit der internen Realisierbarkeit abgeglichen.
Angebotserstellung:
Sobald alle Eckdaten extern und intern aus den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen vorliegen, geht es an die Initiierung der technischen Lösungsfindung, Eingrenzung des Liefertermins, Durchführung der finanziellen Kalkulation und Preisbestimmung sowie an eine eventuell eforderliche juristische Abklärung. Diese Phase schließt mit der Erstellung und Übermittlung des Angebots ab.
Angebotsverfolgung:
Liegt das Angebot beim Kunden vor, heißt es, eine zielgerichtete Nachverfolgung zu betreiben. So können Rückfragen geklärt, Änderungswünsche vorgenommen und der Bearbeitungsstand kommuniziert werden. Nicht immer melden sich Kunden auf ein Angebot zurück. Zur Angebotsverfolgung gehört deshalb immer auch das Nachfassen.
Angebotsnachbereitung:
Unabhängig davon, ob ein Auftrag zustande kommt oder nicht: Nach jeder Zu- oder Absage müssen Auswertungen vorgenommen werden. Nur dann kristallisieren sich Stärken und Schwächen der eigenen Angebote heraus. Anhand der so gewonnenen Erfahrungen kann der Angebotsmanagement Prozess optimiert werden.
Das Angebot ist eine erste »Arbeitsprobe« für den Kunden. Es legt den Grundstein für die spätere Kundenbeziehung. Ein möglichst passgenaues Angebot sowie eine gute Kundenbetreuung schon während der Angebotsphase kann sich nachhaltig auf die Kundenbindung auswirken. Dabei dürfen Bestandskunden aber nicht außen vor bleiben. Das heißt, das Angebotsmanagement sollte nicht nur auf die Akquise neuer Kunden ausgerichtet sein, sondern ebenfalls attraktive Angebote für Stammkunden umfassen.
Fehler beim Angebotsmanagement vermeiden
Natürlich bietet selbst das allerbeste Angebotsmanagement niemals eine 100 %-ige Erfolgsgarantie für einen neuen Auftrag, was Mitarbeiter im Vertrieb nur zu gut wissen. Trotzdem kann ein gezieltes Management der Angebote dabei helfen, den einen oder anderen Fehler zu vermeiden:
➣ Ungefragte Angebote: Konkrete Angebote sollten nur auf Anfrage oder bei ausdrücklichem Interesse erstellt werden. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass die Offerte am Kundenbedarf vorbeigeht bzw. unerwünscht ist.
➣ Zu viele Informationen: Das Angebot sollte nicht sämtliche Leistungs- oder Produktmerkmale und Vorteile aufzählen, sondern die für den jeweiligen Kunden relevanten Informationen beinhalten sowie den individuellen Nutzen herausstellen.
➣ One-fits-all-Lösungen: Standardangebote von der Stange bekommt der Kunde überall. Maßgeschneiderte Angebote mit einer persönlichen Note zeigen ihm hingegen, dass der Vertrieb sich kümmert, die beste Lösung zu finden.
➣ Zu oft Nachfassen: Nachfassen ist wichtig, weil auch beim Kunden im Alltagsgeschäft mal etwas untergehen kann. Ständiges Nachfassen aber wirkt schnell unprofessionell und erzeugt eher Ablehnung. Besser sind hier verbindlich vereinbarte Rücksprachetermine.
Was zeichnet ein gutes Angebot aus?
Ein gutes Angebot sollte beim Kunden direkt die Vorstellung wecken, mit dem Unternehmen zusammenarbeiten zu können. Dafür muss es einen Nutzen für den Kunden haben sowie dessen Erwartungen und Anforderungen entsprechen. Was will der Kunde konkret haben? Das gleiche Produkt kann bei jedem einzelnen Kunden eine ganz unterschiedliche Erwartungshaltung hervorrufen. Worin diese liegt und was den individuellen Kundennutzen ausmacht, bekommt man im Dialog heraus: Nämlich, wenn man dem Kunden gut zuhört und gezielte Fragen stellt.
Die Kundenkommunikation ist besonders in der Phase der Angebotsvorbereitung das A und O. Je mehr Input der Kunde liefert, desto präziser und konkreter können Angebote ausgearbeitet werden. Um dem Angebotsmanagement Struktur zu verleihen, sollten alle notwendigen externen und internen Daten zentral zusammenlaufen, beispielsweise mithilfe von Software-Lösungen, so dass alle am Prozess Beteiligten jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand haben. Dadurch kann das Erstellen von Angeboten effektiver und effizienter gestaltet werden.
Ganz am Ende jedoch muss jedes Angeot individuell auf den Kunden abgestimmt sein, um wirklich überzeugen zu können. Wertvolle Tipps und Tricks zum Erstellen von Angeboten liefert Vertriebsexperte Stephan Heinrich. Jetzt weiterlesen:
➥ Angebot erstellen – Bausteine für mehr Erfolg
➥ Angebots-Checkliste – So optimieren Sie die Angebotserstellung
➥ Alternativangebote – Eine gute Taktik im Verkauf?
Nicole Kleis
Autorin/Editorin
Sales und Account Managerin Nicole Kleis ist seit 2019 Teil des salesjob-Teams und deckt die volle Bandbreite ab. Mit ihr kann man tolle Erstgespräche führen, sich durch die verschiedenen Angebote von salesjob leiten lassen oder auf Ihre Expertise in der Direktansprache zurückgreifen – eine echte Allrounderin!
Gender-Hinweis
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir die geschlechtsspezifische Differenzierung nicht durchgehend, sondern meist das generische Maskulinum (z. B. „der Mitarbeiter“). Sämtliche Personenbezeichnungen gelten jedoch gleichermaßen für jedes Geschlecht und sollen keinerlei Benachteiligung darstellen. Die verkürzte Sprachform hat ausschließlich redaktionelle Gründe und ist wertfrei.
Beitragsbild: Adobe Stock | NAMPIX
